I. Membeli Perangkat Lunak Sistem Paket (Co-Sourcing)
Pengembangan STI model paket yaitu dengan membeli perangkat lunak yang ada, dimana paket dikembangkan pihak ketiga akan tetapi dapat dioperasikan oleh departemen sistem informasi atau langsung digunakan oleh pemakai sistem. Sekarang ini banyak vendor yang menjual perangkat lunak paket (program siap pakai), kadangkala juga dijual bersamaan dengan perangkat keras. Paket tersdia dapat berupa aplikasi sederhana seperti aplikasi pengajian, aplikasi persedian maupun aplikasi lengkap seperti ERP. Pada umumnya pembelian paket ini tidak memungkinkan perusahaan untuk melakukan melakukan modifikasi dan pemeliharaan sehingga perusahaan tergantung pada vendor seperti aplikasi akuntansi MYOB, DacEasy, Paeachtree dan lain-lain. Namun paket dapat dimodifikasi sendiri oleh perusahaan dengan mengatur parameter tertentu dalam paket, adakalanya perusahaan menyesuaikan dengan paketnya seperti kasus Pertamina ingin menjadi perusahaan berkelas internasional menyesuaikan dengan sistem SAP R/3 yang digunakan oleh perusahaan minyak kelas dunia lainnya. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian paket seperti :
1. Spesifikasi kebutuhan perusahaan. Berupa kemampuan paket yang dibutuhkan perusahaan
2. Ketersedian paket. Stelah mengidentifikasi kebutuhan, perusahaan mencari paket yang dapat memenuhi kebutuhan
3. Mengevaluasi kemampuan paket. Paket yang dipilih adalah paket yang terbaik memenuhi kebutuhan perusahaan seperti memenuhi kriteria; fungsi yang ditawarkan, fleksibilitas untuk memodifikasi, kemudahan pemakaian, perangkat keras dan perangkat lunak yang kompatibel, karakteristik format file dan basis data, kemudahan instalasi dan konversi sistem lama, kemudahan perawatan , kelengkapan dan kemudahan pemahaman dokumentasi, pengalaman dan layanan penjual paket, biaya paket dan perawatan.
Kelebihan pengunaan perangkat lunak paket
- Siap digunakan sehingga memerlukan waktu singkat dalam pengembangan, karena hanya diperlukan penyesuaian sistem dengan kebutuhan pemakai
- Pemakai dapat memilih paket yang paling sesuai dengan kebutuhannya
- Umumnya berkualitas tinggi karena dikembangkan dengan biaya mahal, telah diuji beberapa kali ditempat lain dan diperbaiki terus menerus berdasarkan keluhan pemakai, sehingga terbebas dari bug
- Pemakai dapat melakukan uji coba sesuai kebutuhan terbaik sebelum membeli
- Harga paket relatif murah karena paket dibeli oleh orang banyak, walaupun perusahaan vendor melakukan pengembangan dengan biaya mahal
- Kompatibel dengan sesama penguna paket, karena model basis data yang sama sehingga dapat saling bertukar data dengan mudah
Kelemahan pengunaan perangkat lunak paket
- Kadangkala paket tidak didukung fungsi-fungsi yang sepesifik bagi perusahaan
- Ada kemungkinan harganya sangat mahal
- Perangkat lunak bisa tidak efisien dibanding sistem buatan sendiri (karena paket biasanya umum dan dapat dipakai oleh perusahaan manapun)
- Evaluasi paket menyita waktu dan menuntut biaya, karena bila paket berbeda dengan paket lama sehingga basis datanya lain, serta sulitnya melakukan perbaikan dan pengembangan karena merupakan hak perusahaan vendor
- Ada kemungkinan paket dapat jalan pada perangkat keras tertentu (tidak kompatibel dengan perangkat yang ada)
- Tidak memberikan keuntungan kompetisi, karena paket digunakan banyak pemakai lain.
- Ketergantungan pada pemasok, yang menjadi masalah apabila pemasok tidak dapat diandalkan dimasa depan.
Perangkat lunak yang digunakan dalam metode ini ini misalnya pada sofware buatan SAP dan Oracle
Tabel 1. Perbedaaan Siapa yang Mengembangkan dan Mengoperasikan Antara Metode-Metode Pengembangan STI
II. Melakukan pembelian ke pengembangan sistem (metode outsourching)
Outsourcing merupakan salah satu metode pengelolaan teknologi informasi dengan cara memindahkan pengelolaannya pada pihak lain, yang tujuan akhirnya adalah efektivitas dan efisiensi kerja. Menurut The British Computer Society, outsourcing adalah pihak lain diluar perusahaan. Dengan definisi yang demikian luas dari outsourcing ini, metode ini seringkali juga disamakan dengan metode lain seperti : sub kontrak, supplier, proyek atau istilah lain yang berbeda-beda dilapangan, namun pada dasarnya adalah sama, yaitu pemindahan layanan kepada pihak lain.
Bentuk kontrak outsourcing dapat dilakukan dengan beberapa alternatif, antara lain : menambahkan pengelolaan teknologi informasi dengan penambahan sumberdaya dari pihak luar, mengkontrakkan seluruh sistem secara utuh kepada pihak luar atau mengkontrakkan sebagian system, yaitu hanya sistem operasional dan fasilitasnya. Menurut The Computer Sciences Corporation Index bentuk kontrak outsourcing dapat dibagi menjadi 4 kelompok, yaitu :
1) Total outsourcing,
Outsourcing secara total pada seluruh komponen TI
2) Selective outsourcing,
Outsorcing hanya pada komponen-komponen tertentu
3) Transitional outsourcing,
Outsourcing yang fokusnya pada pembuatan sistem baru
4) Transformational outsourcing,
Outsourcing yang fokusnya pada pembangunan dan operasional dari sistem baru
Keuntungan dan kelemahan metode outsourcing
Metode outsourcing sebagai strategi operasional TI memiliki banyak keuntungan, antara lain adalah sebagai berikut :
1) Manajemen TI yang lebih baik, TI dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan.
2) Fleksibiltas untuk meresponse perubahan TI yang cepat, perubahan arsitektur TI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan
3) Akses pada pakar TI yang lebih baik
4) Biaya yang lebih murah
5) Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem TI-nya bekerja
6) Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja TI.
Menurut The 2001 Outsourcing World Summit, 6 alasan utama sebuah perusahaan melakukan outsourcing, adalah sebagai berikut :
1) Mengurangi biaya /Reduce Cost, sebesar 36%
2) Fokus pada inti / Focus on Core, sebesar 36%
3) Meningkatkan kualitas / Improve Quality , sebesar 13%
4) Meningkatkan kecepatan ke pasar / , sebesar 10%
5) Membantu inovasi / Foster Innovation, sebesar 4%
6) Menghemat modal / Conserver Capital, sebesar 1%
Namun demikian , masih ditemui beberapa kelemahan dari metode outsourcing, sebagai berikut :
1) Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna
2) Kurangnya kontrol perusahaan pengguna dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak
3) Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource
4) Perubahan dalam gaya manajemen
5) Proses seleksi kerja yang berbeda.
Keputusan untuk mengambil outsourcing tidak hanya bergantung pada faktor biaya, tetapi ada beberapa faktor yang harus diperhatikan saat membuat keputusan yaitu:
1) Tingkat layanan dan harga (Service levels and pricing)
2) Kontrak dan hubungan kerja (Contract and relationship)
3) Kepuasan pelanggan (Customer satisfaction)
4) Tujuan strategi
III. Metode pembuatan/ pengembangan sendiri ( metode insourching)
Metode insourcing atau disebut juga contracting, adalah suatu usaha pengembangan ICT dalam perusahaan, dengan membentuk divisi khusus yang kompeten dibidangnya, seperti departemen EDP (Electronic Data Processing), atau merupakan metode pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh staff pada suatu divisi fungsional dalam organisasi dengan atau tanpa bantuan dari ahli sistem informasi. Motode ini dikenal juga dengan istilah end-user computing atau end-user development.
Pengembangan ini dilakukan oleh para ahli sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System). Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem.
Keuntungan dan kelemahan metode insourcing
Metode insourcing sebagai strategi operasional TI memiliki beberapa keuntungan, antara lain adalah sebagai berikut :
1) Mempermudah komunikasi dalam pengembangan system, karena kedekatan divisi IT dan end user.
2) Penerapan software/hardware relatif lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan, karena pengembangan sistem dilakukan oleh divisi IT perusahaan yang bersangkutan.
3) Dari sisi biaya, akan lebih murah karena tidak ada kontrak dengan pihak ke-3.
4) Jika terjadi masalah dalam system, maka responnya akan lebih cepat.
5) Lebih fleksibel, karena perusahaan dapat meminta perubahan sistem pada karyawannya sendiri tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.
Sementara itu, ada beberapa kelemahan dari metode insourcing, sebagai berikut :
1) Kinerja karyawan cenderung menurun ketika sudah menjadi pegawai tetap, karena faktor kenyamanan yang dimiliki pegawai tetap.
2) Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target. Dan kalaupun ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai.
3) Kebocoran data yang dilakukan oleh karyawan IT, dikarenakan tidak ada reward dan punishment yang jelas.
4) Pengembangan sistem dengan teknik SDLC cenderung lambat dan mahal.
5) End user tidak terlibat secara langsung, sehingga terdapat kemungkinan hasil implementasi sistem tidak sesuai dengan kebutuhan end user.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar